Növelje az Outlook termelékenységi munkafolyamatát ezekkel a tippekkel

A kezdő vagy a pro számára a Microsoft Outlook sok olyan funkciót tartalmaz, amelyek segítségével növelheti termelékenységét. Íme néhány alapvető tipp a munkafolyamat és a termelékenység javítása érdekében az Outlook for Mac, az Office 365 vagy az internetes verziók használatával.

Beállítási szabályok

A szabályok segítenek az üzenetek kezelésének automatizálásában, függetlenül attól, hogy tiltja-e a levélszemét-blokkolást vagy meghatározott üzeneteket mozgó mappába. Például lehet, hogy a főnököd összes üzenete egy adott mappába költözött, így soha nem hagyja ki őket. Az Outlook teljes verziójával elég összetett szabályokat hozhat létre.

Itt van egy egyszerű szabály, ahol az üzeneteket a címzett mappájából mozgatom. Válasszon ki egy üzenetet a címzettről, majd kattintson a Kezdőlap fülre, majd kattintson a Szabályok> Szabály létrehozása parancsra.

Jelölje be a címzettből a jelölőnégyzetet, majd jelölje be az Elem áthelyezése mappába. " Válasszon ki egy meglévő mappát, vagy hozzon létre egy újat. Válassza ki és kattintson az OK gombra. A szabályt azonnal vagy később futtathatja. Vannak szabályok, amelyekre beállíthatja, hogy értesítést kapjon, amikor kap egy e-mailt egy adott címzetttől vagy bizonyos szavakkal érkező üzeneteket. Nézze meg, hogyan lehet új üzeneteket áthelyezni egy adott mappába.

Az Outlook.com néhány évvel ezelőtt is hozzáadott speciális szabályokat.

Használjon színkategóriákat és zászlókat

Használja a Szín és a Kategóriák funkciót, hogy előtérbe helyezze a hangsúlyt, és összpontosítson a fontos dolgokra. Válasszon ki egy üzenetet, majd kattintson a Kategorizálás menüre, majd válassza ki a kívánt színt. Testreszabhatja ezeket a színeket egy adott jelentéshez. Kattintson a Kategóriák> Minden kategória > jelölje ki a kívánt színt, majd az Átnevezés lehetőséget. Billentyűparancsok is hozzárendelhetők, így gyorsan megjelölhet egy üzenetet.

A Követő zászló is segíthet emlékezni azokra az üzenetekre, amelyeket meg kell vizsgálnia, amikor van időd. Amikor e-mail üzenetet jelez, megjelenik a Teendők listáján és a Feladatok listákon, hogy ne feledkezzen meg róla.

A késleltetett szállítás használata ütemezése

Az Outlook lehetővé teszi, hogy késleltesse az e-mail küldését a nap adott időpontjában. Ez a funkció hasznos, ha tudni fogja, hogy egy címzett nem kapja meg az üzenetet egy adott időpontig. Ha tudatában van annak, hogy a felhasználó reggel 3 órakor reggel ellenőrzi az e-maileket, hozzon létre egy új üzenetet, majd kattintson az Opciók alatt a Késleltetés parancsra. Végezze el a megfelelő módosításokat a szállítási lehetőségekhez, mint például A dátum és az idő eltelte előtt történő szállítás.

Keresési mappa létrehozása

A keresési mappa hatékony módja annak, hogy megpróbálja megbecsülni az üzeneteidet, és bizonyos tisztaságot hoz a beérkező levelek között. Például létrehozhat egy keresési mappát a nyomon követni kívánt postafiókhoz, vagy bizonyos emberek, csoportok vagy listák üzeneteit.

Kattintson a Mappa fülre, majd az Új keresőmezőre, és válassza ki a létrehozni kívánt keresési mappa típusát a csoportok egyikében. Válassza ki a levél mappát, majd kattintson az OK gombra. A navigációs ablakban létrehoz egy keresési mappát. Minden olyan üzenet, amelyet a nyomon követés mellett választok, ott lesz elérhető, amikor szükségem van rá.

A levélszemétszűrő szintjének beállítása

A Junk Mail lelassíthatja, hogy mennyi produktív e-mailt kaphat a nap folyamán. Az Outlooks Junk Mail Filter használatával csökkentheti annak hatását. Kattintson a Kezdőlap fülre, majd a Törlés csoport Junk menüjére, majd kattintson a Levélszemét-beállítások lehetőségre.

Először azt javaslom, hogy az Alacsony beállítás kezdődjön, és nézze meg, hogyan működik az Ön számára. Ha a Junk üzenetek túl agresszívek, akkor magasabb szintre léphet. Abban az esetben, ha a szűrő tévesen jelzi a fontos üzenetet, a Végleges törlés opciót nem tartom be.

PST fájl mentése

Az Outlook rendszer, és ez is meghiúsulhat. A személyes mappák egészséges biztonsági másolatának fenntartása a korrupt, rendszerhiba vagy más előre nem látható probléma esetén helyreállítható.

Az Outlook 2013 vagy az Outlook 2016 használatával létrehozott Outlook Data Files (.pst) a Documents \ Outlook Files mappában kerül a számítógépre. Ha az Outlook számítógépen vagy Mac számítógépen frissített Outlook-ra vagy korábbi verzióra létrehozott adatfájlokat frissített, ezeket a fájlokat a C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook .

Az offline Outlook Adatfájl (.ost) a C: \ Felhasználók \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook programban is mentésre kerül. A legtöbb adat a szerveren marad; azonban minden helyileg mentett tételt fel kell menteni. Például a Naptár, a Névjegyek, a Feladatok és minden olyan mappát, amelyek csak a Helyi jelzést jelölik. A PST mappák létrehozásáról és biztonsági mentéséről a következő cikkek olvashatók:

• Hogyan hozhat létre PST mappát az Outlook 2016-ban?
• Hozzon létre PST mappát az Outlook 2013 programban
• Mi az Outlook PST mappák és hogyan használja őket
• Javítsa a korrupt PST mappát az Outlook programban

Talán érdekelheti az Outlook átmeneti OLK mappájának megkeresését is.

Az ügyeleten kívüli válaszok beállítása

Függetlenül attól, hogy a nap nagy részében az irodában vagy a szabadságon egy hónapig leszel-e, az ügyeleten kívüli válasz létrehozása lehetővé teheti kapcsolattartói számára, hogy nem állnak rendelkezésre. Az Out of Office Assistant használatával a bejövő postafiókban sok zaj károsodik, ha azonnali válasz nélkül próbálnak elérni. Az is csökkenti a munkát, hogy megtisztítsa a beérkező leveleket, amikor visszaér. Kattintson a Fájl> Információ> Automatikus válaszok elemre.

Válassza a Küldés automata válaszok rádió dobozát, majd adja meg azt az időszakot, amikor ezt az üzenetet szeretné küldeni. Ezt az üzenetet elküldheti a szervezeten belüli vagy kívüli kollégáknak is.

Ha az Outlook for iOS programot használja, érintse meg a Settings (Beállítások) elemet, érintse meg az Exchange kiszolgálót, majd érintse meg az Automatikus válaszok elemet. Váltson az Automatikus válaszok lehetőségre, és írjon be egy személyre szabott üzenetet.

Értesítések kezelése

Az Outlook asztali értesítések túlterhelőek lehetnek és zavarhatják Önt. Az egyik lehetőség az, hogy letiltsd őket. A némításhoz kattintson a jobb gombbal az Outlook ikonra a Tálca értesítő területén, majd kattintson az Új levelező asztali értesítő megjelenítése elemre. Az Outlook régebbi verzióihoz tekintse meg cikkünket az Outlook asztali figyelmeztetések letiltásáról.

Outlook Mobile tippek

Ha az Outlook mobil verzióját használja, itt talál néhány tippet, amellyel folyamatosan produktív lehet.

Váltás a Személyes és Munkanaptárak között.

Koppintson a Naptár fülre, majd koppintson a hamburger menüre, majd érintse meg munkáját vagy személyes naptárát.

Ütemezzen Skype-hívást az Outlook iOS rendszerhez

Érintse meg a Naptár elemet, hozzon létre még egy új nevet is, majd adja meg az esemény nevét. Koppintson az Emberek elemre, majd adja hozzá a meghívandó személyeket. Húzza le és kapcsolja be a Skype hívást, érintse meg a Skype hívás linket, adja meg a leírást, majd érintse meg a Kész gombot. Koppintson a Mentés gombra a befejezéshez

Küldjön elérhetőséget

Hozzon létre egy új üzenetet, és érintse meg a Naptár eseményt.

Érintse meg a rendelkezésre állás elküldését, válassza ki a megfelelő időt, majd a Kész gombot.

Küldje el az üzenetet.

Az Outlook 2016 for Mac friss frissítései néhány új funkciót tartalmaztak. Nézze meg a cikkünket, ha további információt szeretne arról, hogyan tudja kihasználni az új funkciókat. Ismét nézze meg cikkünket az Outlook billentyűparancsainak listájával a Mac felhasználók számára.