A Mail Merge használata a Microsoft Word 2016 for Mac rendszerben

Ha kötegelt dokumentumokat kell küldenie egy egyéncsoportnak, például egy meghívót egy eseményre vagy egy találkozóra; a Microsoft Mail Merge funkció gyors és egyszerű módja annak. Korábban bemutattuk a dokumentumok előkészítését a Word 2016 for Windows egyesíti a Mail Merge funkció használatával, de ez a folyamat kicsit más a Word 2016 for Mac felhasználók számára. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan működik.

A Mail Merge szolgáltatás használata a Microsoft Word 2016 for Mac rendszerben

A levél egyesítése nem csak a dokumentumok esetében; a brosúrákhoz, hírlevelekhez vagy a tömeges levelezéshez szükséges anyagokhoz használhatja. A levél egyesítéséhez egy dokumentum létrehozása két részből áll, amely magában foglalja a fő dokumentumot és az adatforrást, amely az egyes dokumentumok egyénekének nevét és címét tartalmazza. Az adatforrásban tárolt információkat a Word használta az egyesítéshez, majd létrehozza a dokumentumokat.

Kezdjük azzal, hogy információt gyűjtünk minden egyes címzettnek, a Field Name néven. A mezőnév olyan információkat tartalmaz, mint például a név, a cím és a megbecsülés. A levélváltás másik fontos eleme az űrlap, amely tartalmazza a címzettnek átadott információkat. Az alábbi minta betű tartalmazza az összes dokumentumban szereplő mezők listáját.

Címzettlista létrehozása

Indítsa el a Microsoft Word programot, majd válassza a Levelezés lap> Címzettek kiválasztása> Új listák létrehozása ... parancsot.

Az adatforrás ablak jelenik meg a képernyőn. Amint láthatja, a Listamezők már el vannak látva nevekkel. Csak azért, hogy biztonságban legyen, eltávolítanám mindet, és használnám a sajátját, hogy elkerüljük a zavart. Jelölje ki az egyes mezőket, majd kattintson a mínusz gombra a eltávolításhoz. Miután törölte az egyes mezőket, folytassa a saját bevitelét. Az egyes mezőket a felfelé és lefelé mutató nyilak segítségével rendezheti. Ha végzett, kattintson a Létrehozás gombra.

Adjon nevet az adatforrásnak, majd kattintson a Mentés gombra.

Adja meg a mezőket az egyes címzettek nevével és címével, ha befejezte, kattintson az OK gombra. Vegye figyelembe, hogy egy rekord hozzáadásához vagy eltávolításához kattintson a plusz vagy mínusz jelre az ablak bal alsó sarkában.

Illessze be az egyesítésmezőket és zárja be a dokumentum egyesítését

Most jön az egyszerű rész, beillesztve az egyesítés mezőit. Válassza ki a Levelezés lapot, majd kattintson a Beillesztés mező hozzáadása elemre , majd válassza ki az egyesítés mezőjét. Ismételje meg a lépéseket, hogy a dokumentumot a megfelelő egyesítő mezők segítségével feltöltse.

Mentse az űrlapot, válassza a Levelek lapot, majd kattintson a Befejezés és egyesítés gombra, majd kattintson az Egyéni dokumentumok szerkesztése gombra.

Ezután átnézheti a dokumentumokat, vagy nyomtathatja azokat.

A Word 2016 for Windows alkalmazói észreveszik, hogy a két verzió között apró eltérések vannak. A Word 2016 for Mac ironikusan emlékeztet a Word 97 for Windows rendszerre. Függetlenül attól, hogy mindkettő ugyanazt eredményezi.

További tudnivalók és trükkök a Microsoft Office alkalmazás használatához böngésszen az Office cikkek teljes archívumában.