Mi az Outlook PST fájlok és miért használja őket ... vagy nem?

Majdnem mindenki, akivel a munkahelyemen beszélek, panaszkodik vállalati e-mail fiókja méretére. Általában ez nem jelent problémát (de az emberek még mindig panaszkodnak), mert amikor egy postafiók megközelíti a határértéket, a legtöbb e-mail szerver (például a Microsoft Exchange) figyelmezteti a felhasználót, hogy tisztítsa meg a postaládát, mielőtt a kiszolgáló a méretkorlátokat korlátozza a küldés / fogadás korlátozásával a szerverről.

Most ez mind szép és Dandy UNTIL ... megy nyaralni néhány napig, az e-mail méretű figyelmeztetések jönnek és mennek, majd KABOOM! Postafiókja teljes, így az e-mailt nem tudja elküldeni és fogadni a mobilodból, sőt az OWA-ból (Outlook Web Access). A hívást milliószor kaptam meg. Az iPhone nem tud e-maileket küldeni, segítséget nyújt!

• Szóval mit kéne tenni?
• Van megoldás ezekre a nem elég nagy méretű postaládákra?
• Mit tegyek, mielőtt nyaralni akarok?

Most bemutatom Önt a hírhedt (Outlook szerint) Outlook PST fájlnak.

Milyenek az Outlook .PST fájlok?

• Az Outlook Adatfájlok vagy a Microsoft Outlook .PST fájlok (ahogy ezek ismertek) a Microsoft Outlook segítségével létrehozhatók az e-mailek és mellékletek áthelyezésére vagy másolására a kiszolgáló postafiók-fiókjából a helyi számítógépre. Lényegében ez egy helyi Archiválási vagy tárolási fájl, amelyet Ön az e-mail és a mellékletek tárolására hoz létre a számítógép merevlemezén, USB meghajtóján vagy szerverpartnerein (attól függően, hogy hol hozza létre és tárolja azt).

Mennyit tud tárolni az Outlook .PST fájlokban?

• Az Outlook 2003/2007 előtt a .PST fájlok csak 2 Gigabájt e-mailt és csatolmányokat tárolhatnak. Az Outlook 2003 és az Outlook 2007 esetében a formátum megváltozott, így a .PST fájlok szükség szerint több mint 20 gigabájt méretűre bővíthetők, hacsak az alapértelmezett konfigurációt nem módosítják.
• Őszintén szólva, ne hagyja, hogy kapjanak 20 koncertet. Sokkal jobb ötlet, hogy a .PST fájljaid ne legyenek nagyobbak, mint néhány koncert. Ha nagyobb tárhelyre van szüksége, akkor hozzon létre egy új .PST fájlt, ahelyett, hogy óriási .PST archívumokat hozna létre. Minél nagyobb a .PST fájl, annál nagyobb az esély a korrupcióra és az adatvesztésre (plusz annál nehezebb lesz a rossz fiúk mentése.) Az Outlook klienshez annyi .PST fájlt csatolhat, amire szükséged van, így csak elválaszthatja e-mailjét logikusan több PST fájlban, ha több régi GIG-ot kell tárolnia.
• TIPP: Ha a .PST fájlokat használod a régi e-mailek archiválásához, akkor tömörítsd őket, miután átmásolod őket a régi adatokra. Az e-mail általában csak szöveg, így nagyon szépen tömöríti.

Hogyan hozhatok létre Outlook .PST fájlokat?

• EASY, itt van néhány útmutató az Outlook 2007, 2013 és 2016-ra.

Miért kell használni / létrehozni .PST fájlokat? Előnyök?

Postafiók mérete

• Emlékszel a cikk első bekezdésére? A legtöbb e-mail adminisztrátor korlátozza a vállalati postafiókok méretét. Minél nagyobb a postafiók, annál több lemezterületre van szükségük, annál többre van szükség a mentéshez, és minél több TIME szükséges a biztonsági másolatok elvégzéséhez.
• Ha egy e-mail csomagot (mint én), egy 200 megabájtos postafiók csak nem vágja le. Ez az a hely, ahol a .PST fájlok jönnek be. Csak hozzon létre egy .PST fájlt, és húzza át ebbe az e-mailt. Úgy működnek, mint az Outlook rendszeres postafiók mappája. Húzza és dobja. Ez egyszerű! .
• A Windows Search legújabb verziói indexálják a postaládáját és az összes helyi .PST fájlt (konfigurálható), amely lehetővé teszi, hogy szinte azonnal hozzáférjenek az összes e-mailhez a Microsoft Outlookba beépített keresési funkciók révén.

Biztonsági mentés és katasztrófa-helyreállítás

• Ha nincs (vagy megbízunk) egy olyan e-mail adminisztrátort, aki rendszeresen biztonsági másolatokat készít az e-mail szerverről, majd másolja az e-mailjét (igen, nem kell MOVE-mailt .PST fájlokhoz átmásolni) A helyi .PST fájl gyors és egyszerű módszer annak biztosítására, hogy az e-mailje helyreállítható legyen a DR szerver forgatókönyvében.

Hordozhatóság

• A .PST fájlok hordozhatják az e-maileket. Tegyük fel például, hogy e-maileket szeretnénk áthelyezni egy postafiókból a másikba. Például, talán a változó munkahelyeket, és szeretnél régi e-mailt hozni. Vagy talán megváltoztatod a fogadó szolgáltatókat. VAGY, talán meg szeretné másolni a személyes és a munkahelyi e-mailt egy .PST fájlba, azt egy kis USB-meghajtón tartani és mindig veled tartani. Mint mondtam, a .PST fájlok a hordozható e-maileket tartják. És igen, ez egy GMAIL-fiók, de ez a cikk nem a GMAIL-ról szól.

Biztonság

• Tudta, hogy szinte lehetetlen követni / ellenőrizni, hogy az IT fickó / részleg elolvassa-e az e-mailedet? Az "Érzékeny" vagy "Bizalmas" e-mailek áthelyezése az e-mail / Exchange kiszolgálóról egy helyi .PST fájlba egy biztonsági réteget hoz létre.
• Megjegyzés: A legtöbb informatikai részleg képes megragadni a .PST fájljait anélkül, hogy tudná azt közvetlenül a merevlemezről a munkahelyén. Emiatt elengedhetetlen a számítógép merevlemezére való további védelem alkalmazása. Röviden írok egy cikket erről a témáról, de most nézze meg ezt a cikket. Ez egy kicsit "GEEKY", így hamarosan nyomon követem egy cikket, amely megmagyaráz néhány lehetőséget a .PST fájlok biztosítására.

Milyen hátrányai vannak a .PST fájlok használatának?

Távoli hozzáférés

• Miután a levél egy .PST fájlba került, a kiszolgálón már nem lesz elérhető távoli hozzáférési alkalmazásokkal, például az OWA vagy a mobiltelefonokkal, amelyeken a SYNC a postaládájával rendelkezik. A .PST fájlokban lévő e-mail eléréséhez teljes Microsoft Outlook ügyfélprogramot kell használnia. Egy kis USB-meghajtó segíthet ezeken a helyzetekben. Azonban még mindig nem olyan kényelmes, mintha e-mailt hagyna a szerveren.

Az emberek nem tetszenek neked, és lehetséges, hogy elveszítenéd a munkáját

• A .PST fájlok idővel (attól függően, hogy mennyi e-mailt kap / tart) kaphat egy LOT tér a helyi számítógépen vagy a kiszolgáló megosztásán, attól függően, hogy hol tárolja azokat. Az IT srácok utálnak mindent, ami bármitől fogva dolgozik, hacsak nem építi fel újra a munkájukat, ezért egy csomó adatot valahová helyezni, amihez több lemezterületre van szükségük, felborítja őket.
• A vállalati jogi és a legtöbb rekordkezelő részleg nem szeretik a .PST fájlokat, mivel lehetővé teszik a végfelhasználó számára, hogy egyszerűen figyelmen kívül hagyja vagy megkerülje a vállalati dokumentummegőrzési / megsemmisítési irányelveket.
• A vállalati információs biztonsági csoportok nem szeretik a .PST fájlokat, mert ha a Jogi azt kéri tőlük, hogy helyrehozza az adatokat a pert vagy a felszólítást, a .PST fájlok felháborodhatnak az adatmentés költségével és erőfeszítésével.

Rendszer és agy teljesítménye

• Minél több e-mailje van, annál több e-mailt kell Önnek és számítógépének nyomon követni és feldolgozni.
• Mivel több e-mailt és mellékletet indexel a Windows Search (vagy más e-mail / rendszerindexelő), az index nagyobb lesz, és a keresések hosszabb ideig tartanak.

Tehát, remélhetőleg, válaszoltam minden kérdésedre a Microsoft Outlook .PST fájlokról, és fedtél néhány magas szintű profet és hátrányt. De ha elmulasztok valamit, kérlek, bocsáss meg egy megjegyzést, vagy tedd fel kérdésedet a fórumomban.